Procedimientos para la presentación de propuestas y formatos

En Abril del 2007 se realizará la convocatoria pública para la presentación de proyectos al Fondo Ambiental para su financiamiento. Las entidades interesadas en aplicar deberán acercarse a la Dirección Metropolitana de Medio Ambiente (DMMA) , ubicada en la calle Río Coca E6-85, entre Isla Genovesa e Isla Fernandina, con el nombre de la razón social y el número del registro único de contribuyentes del proponente, donde recibirá una orden de pago con la que se deberán realizar el depósito en la Administración Norte del Municipio (Amazonas y Pereira) por un valor total de USD $ 120, 20 no reembolsables, cantidad que podrá ser abonada en efectivo o en cheque certificado a nombre del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Luego, con el comprobante de pago, la Secretaría Ejecutiva del Fondo Ambiental ubicada en la DMMA le entregará las Bases de Referencia.

Perfil de una propuesta de proyecto

Para agilizar la revisión de las propuestas de proyectos, la Secretaría Ejecutiva del Fondo Ambiental solicitará a los proponentes en primera instancia, la elaboración de un perfil de la propuesta en mente para su evaluación preliminar. Para el efecto, se entiende por un perfil de proyecto el diseño y formulación de elementos básicos de información sobre una idea determinada, que permitan el análisis y la toma de decisiones preliminares respecto a su aprobación, modificación o rechazo. El Formato 2 presenta la matriz para la presentación de perfiles de proyecto.

Si el perfil se enmarca dentro de las prioridades y líneas de acción del Fondo, la Secretaría Ejecutiva requerirá del proponente la elaboración de un documento pormenorizado del proyecto cuyos componentes estructurales se detallan en el Formato 2.

Documento de proyecto

Este apartado pretende conducir el proceso de presentación de documentos de proyectos a través de la estructuración e incorporación de los siguientes componentes básicos:

•  Título . Debe representar la idea del contenido de la propuesta y ser congruente con el objetivo específico o propósito del proyecto. Debe expresarse de manera concreta y, en su caso, clarificarlo con subtítulos.

•  Contexto . Descripción concisa y breve de las características biofísicas, sociales, económicas, culturales y organizacionales del área donde se ejecutará el proyecto. Un anexo de este apartado es un mapa de localización del ámbito geográfico de la propuesta dentro del DMQ.

•  Antecedentes .

Indique de manera breve cuál es el origen de la idea que condujo a la formulación del proyecto.

•  Quiénes y de qué manera participaron en la elaboración de la propuesta y qué fuentes fueron consultadas para el efecto (diagnósticos, planes de gestión o estudios realizados previamente por la entidad proponente o por otras instituciones). La participación e integración los actores y usuarios clave en el desarrollo, ejecución, monitoreo y evaluación de la propuesta, así como, la contrapartida local para la operación de la misma (mano de obra, terrenos, materiales, infraestructura, insumos básicos, entre otros). Se tomará muy en cuenta el enfoque de género incorporado a la propuesta.

•  Indique si en el área de influencia de la propuesta planteada se están ejecutando otros proyectos, cuál sería su relación con estos y con la(s) entidad(es) proponente(s).

•  Justificación y definición del problema .

•  Delimite con claridad cuál es el problema o los problemas específicos que se tratarán de resolver o aliviar con la ejecución del proyecto y su relación causa – efecto mediante un diagrama de Árbol de problemas. Es este apartado se debe incorporar además y de forma concisa, datos sobre el estado actual (caracterización) o punto de partida inicial antes de la intervención del proyecto, es decir, la línea de base de dicho(s) problema(s) en los aspectos biofísicos, socioeconómicos, institucionales y culturales, que la propuesta plantea atender y que resultan fundamentales para la realización de los procedimientos de comparación y medición de la eficiencia y eficacia de la propuesta entre la situación antes de la intervención y luego de esta.

•  Indique los mecanismos y estrategias de intervención que ha sido definidos para abordar el o los problemas identificados. Esto consiste en estructurar el proceso de planificación y comunicación esencial de un proyecto, a partir de plantear la situación una vez resueltos los problemas identificados en el árbol de problemas y configurarlos en forma de un diagrama de Árbol de objetivos . Este paso permitirá la configuración del Marco lógico del proyecto.

•  Planteé y sustente la importancia de la propuesta para el área de cobertura planteada.

•  Beneficiarios y beneficios . Son los clientes o población objetivo del Fondo, por tanto, no basta con saber quiénes son, es necesario establecer cuántos son los afectados directos e indirectos por el problema / carencia o necesidad del bien o servicio y a partir de ello, determinar quienes serán los beneficiarios (usuarios y actores clave) y los beneficios directos e indirectos que serán proveídos a través del proyecto, indicando además, de qué manera las acciones propuestas incidirán en el desarrollo de estos grupos y cuál será su imagen de futuro al concluir el apoyo del Fondo. De esta manera, la propuesta en este apartado deberá desarrollar los siguientes temas:

•  Caracterización socioeconómica, organizacional y cultural de los afectados por la problemática identificada y los beneficiarios del proyecto, catalogados por género, edad y etnia, número de comunidades, de familias y personas beneficiarias y el porcentaje respecto al total de unidades familiares de la región.

•  Instituciones y organizaciones sociales que relacionarán de manera directa con el proyecto y de qué forma (niveles de participación e involucramiento).

•  Descripción de forma breve del análisis de Costo / beneficio realizado para justificar la viabilidad de la propuesta.

•  Marco lógico , es decir, a través de esta herramienta se busca definir la estrategia de planificación y comunicación esencial de la propuesta para el control táctico de la ejecución y evaluación de la misma. Se verificará la lógica vertical y horizontal de la herramienta, así como, la congruencia entre las actividades y el presupuesto estimado. Las filas de la matriz (lógica vertical) presentan información acerca de la estrategia de intervención de la propuesta, elementos proporcionados por el análisis previo. El Formato 3 presenta el esquema para cumplimentar la matriz del marco lógico, cuyos elementos básicos son los siguientes:

•  Objetivo general (fin), al cual el proyecto contribuye de manera significativa luego de que el proyecto ha estado en funcionamiento.

•  Objetivos específicos (propósito), logrado cuando el proyecto ha sido ejecutado o concluido.

•  Resultados (componentes), alcanzados en el transcurso de la ejecución del proyecto. Deberán ser expresados en términos de cantidad, calidad, tiempo y deben corresponder al (los) objetivo (s) específico (s). Cada resultado esperado del proyecto tiene que ser necesario para lograr el (los) objetivo (s) específico (s). Los resultados son el contenido del contrato del proyecto, deben ser claros y directos.

•  Actividades, acciones requeridas para producir los resultados o componentes.

Estos cuatro componentes conforman la denomina columna de la Estrategia de intervención del proyecto. Las columnas subsiguientes suministran la siguiente información:

•  Indicadores. Como su nombre lo explica, los indicadores señalan las guías por medio de las cuales podemos constatar el logro o no de un objetivo o resultado. Un buen indicador especifica tres elementos básicos: Calidad, cantidad y tiempo. Para la definición de indicadores se toma en cuenta el desarrollo de la línea de base predeterminada. Por ejemplo:

Los autobuses incapacitados (calidad) disminuyen de diez (línea de base) en el año base a seis a fines del año uno, a dos a fines del año dos, a uno a fines del año tres y a cero (cantidades) a final del proyecto -diciembre del 2008- (tiempo).

•  Medios de Verificación. En esta columna se indica: (a) El formato en el que la información estará disponible (informes, reportes, publicaciones), (b) quién proveerá la información y (d) con qué periodicidad.

•  Supuestos (factores externos a la gobernabilidad del proyecto que implican condiciones favorables). Sirven para identificar los factores externos que son necesarios que se cumplan para lograr el éxito. Luego de identificarlos se los escribe en forma de la situación deseada. Por ejemplo:

Las instituciones locales colaboran con su participación en las actividades planeadas y asignan los presupuestos comprometidos de acuerdo al plan de ejecución financiera.

•  Metodología . Describa de modo conciso la manera cómo se va ejecutar el proyecto, con base en los siguientes aspectos:

•  Enfoque metodológico: Bases conceptuales que orientan la ejecución del proyecto.

•  Procedimientos técnicos (pasos): Etapas o secuencias en la que se va a dividir el período de ejecución del proyecto. Los mecanismos de comunicación y difusión de información, resultados, efectos e impactos del proyecto (medios de comunicación, publicaciones científico-técnicas, de capacitación, educación e interpretación ambiental, experiencias, lecciones aprendidas, folletos, manuales y guías, entre otros). La propuesta debe promover la publicación impresa de los resultados y productos del proyecto, y prever estas inversiones en su presupuesto.

•  Medios: Herramientas que se utilizarán para concretar la ejecución del proyecto, su seguimiento y evaluación periódica. El proponente deberá asignar el 3% del presupuesto total para el financiamiento de las actividades de seguimiento y evaluación que la Secretaría Ejecutiva del Fondo Ambiental hará al proyecto.

•  Composición y responsabilidades del equipo ejecutor . Descripción de las funciones, responsabilidades y asignación de tiempo a la ejecución del proyecto de cada uno de los integrantes del equipo ejecutor en relación con las actividades propuestas. En caso de dos o más entidades ejecutoras, precise las funciones y responsabilidades que cada una asumirá. Si el proyecto prevé la compra de equipos, indique cuál será el destino final de dichos bienes.

•  Cronograma de actividades . Resuma el plan de trabajo anotando por cada resultado las actividades correspondientes. Ubique las actividades en el tiempo en que estás deberán de ocurrir, manteniendo la coherencia con lo planteado en los procedimientos metodológicos, de acuerdo al formato indicado en el Formato 4.

  •  Presupuesto y cronograma de desembolsos . Corresponde a una valoración cuantitativa de las inversiones y gastos necesarios para ejecutar un plan, programa o proyecto y la estimación de los fondos y fuentes que las financiarán. Esta valoración se calcula tomando como referencia el cronograma de actividades. Este componente del documento es útil para el control y mantenimiento de la eficiencia del proyecto dentro de los márgenes presupuestarios aprobados. Para el efecto, es necesario indicar y distribuir el presupuesto en columnas, en la primera de ellas se indicarán por actividad los rubros que serán financiados por el Fondo Ambiental; en la siguiente columna, el aporte de la(s) entidad(es) proponente(s) y en la tercera (de ser el caso), el aporte de los beneficiarios o terceros. La suma de cada columna determinará el valor total que asumirá cada cofinanciador del proyecto.

Existen dos formatos guía para la presentación del presupuesto del proyecto. El Formato 5 corresponde a la matriz del presupuesto por rubros de gastos e inversiones; el segundo, el Formato 6, está orientado a la presentación del presupuesto por objetivos, resultados y actividades. Otros dos formatos han sido diseñados para la presentación del cronograma de desembolsos por rubros de gastos e inversiones, y por objetivos, resultados y actividades, Formatos 7 y 8, respectivamente. En definitiva, todos los formatos deben cuadrar el mismo total.

Técnica que a través de un diagrama, analiza el ámbito problemático incorporando las percepciones de cada uno de los involucrados, identificando los problemas principales, sus relaciones de causalidad y sus interrelaciones.

Técnica que describe una situación que podría existir después de solucionar los problemas, identificando las relaciones medios-fines entre los objetivos mediante la visualización de las mismas en un diagrama. El árbol de objetivos no es otra cosa que la versión positiva del árbol de problemas.

El análisis Costo – Beneficio consiste en la definición y caracterización de los costos (gastos, inversiones) y los beneficios (rentas, capacitación, calidad de vida) que conlleva un proyecto determinado, a fin de estimar el efecto que estos producen sobre los usuarios y actores directos e indirectos, mediante la valoración monetaria de los mismos.